Die elektronische Rechnung wird im europäischen B2B-Geschäft zunehmend zum Standard. Frankreich, Deutschland und die Slowakei führen derzeit beziehungsweise in den kommenden Monaten neue Verpflichtungen für e-Rechnungen ein. Für österreichische Unternehmen der Fleischwirtschaft ist die Entwicklung vor allem dann relevant, wenn sie mit Geschäftspartnern, Lieferanten oder Betriebsstätten in anderen EU-Ländern arbeiten.

Mit der EU-Mehrwertsteuerreform ViDA („VAT in the Digital Age“) hat die Digitalisierung des Rechnungswesens zusätzlich an Tempo gewonnen. Die konkrete Umsetzung erfolgt allerdings nicht einheitlich: Fristen, technische Vorgaben und Meldepflichten unterscheiden sich von Mitgliedstaat zu Mitgliedstaat.

Deutschland verschärft die Vorgaben

In Deutschland müssen ab 1. Jänner 2027 Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Geschäft strukturierte elektronische Rechnungen ausstellen. Ab 1. Jänner 2028 soll die Verpflichtung schließlich für alle Unternehmen im B2B-Bereich gelten.

Nach Angaben des Statistischen Bundesamtes gibt es in Deutschland rund 3,1 Millionen umsatzsteuerpflichtige Unternehmen. Rund eine halbe Million davon dürften einen Umsatz von mehr als 800.000 Euro erzielen.

Für österreichische Fleischereien, Zerlegebetriebe, Verarbeiter, Großhändler und Lieferanten kann die deutsche Regelung schnell relevant werden. „Auch wenn es in Österreich im B2B-Bereich noch keine Verpflichtung zur Ausstellung einer e-Rechnung gibt, können österreichische Unternehmen mit umsatzsteuerpflichtigen Betriebsstätten in anderen EU-Ländern wie Deutschland oder der Slowakei von den Regelungen betroffen sein“, erklärt Gerd Marlovits, Geschäftsführer von Editel Austria.

Auch ohne eigene Betriebsstätte im Ausland können neue Anforderungen entstehen. Große Handelsunternehmen, Industriebetriebe oder Gastronomiepartner, die ihren Rechnungseingang bereits automatisiert haben, können von ihren Lieferanten strukturierte elektronische Rechnungen verlangen. Für Betriebe der Fleischwirtschaft betrifft das insbesondere grenzüberschreitende Lieferbeziehungen innerhalb der EU.

Von der Rechnung zur Echtzeitmeldung

Die Entwicklung geht über die elektronische Rechnung hinaus. Während Deutschland zunächst die Ausstellung, den Empfang und die Verarbeitung strukturierter e-Rechnungen regelt, verbinden andere Staaten das System bereits mit elektronischen Meldungen an die Finanzverwaltung.

Frankreich sieht beispielsweise die Übermittlung bestimmter Transaktions-, Zahlungs- und weiterer Daten an die Steuerverwaltung vor. In Kroatien wird ein solches Modell bereits angewendet. Die Slowakei plant ab 1. Jänner 2027 eine Echtzeit- beziehungsweise „Near-Real-Time“-Meldung über zertifizierte Dienstleister. Slowenien will ab 2028 ein ähnliches System einführen.

Tomasz Kuciel, Leiter des e-Invoicing Competence Centers bei Editel, sieht darin erst den Beginn einer umfassenderen Entwicklung: „Die Einführung von verpflichtenden e-Invoicing-Regelungen im B2B-Bereich ist nur ein erster Schritt. Spätestens mit der endgültigen Umsetzung von ViDA und dem damit verbundenen EU-weiten digitalen Meldesystem für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen Mitte 2030 wird e-Reporting zum Standard werden.“

Mehr Aufwand, aber auch weniger Handarbeit

Für Unternehmen der Fleischbranche bedeutet die Umstellung zunächst zusätzlichen organisatorischen und technischen Aufwand. Bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme müssen strukturierte Rechnungsformate empfangen, verarbeiten und je nach Land auch entsprechende Meldedaten an Behörden übermitteln können.

Gleichzeitig liegt darin ein betrieblicher Vorteil. Strukturierte Rechnungsdaten können automatisiert verarbeitet werden und reduzieren manuelle Eingaben in Buchhaltung, Warenwirtschaft und ERP-Systemen. Gerade in Betrieben mit hohen Rechnungsvolumina, vielen Lieferanten oder grenzüberschreitenden Warenströmen kann das Zeit sparen und Fehler reduzieren.

„Die neuen gesetzlichen Vorschriften in puncto e-Invoice und e-Reporting sollten nicht nur als Verpflichtung wahrgenommen werden, sondern auch als Chance zur Steigerung der Effizienz bei den nachgelagerten Geschäftsprozessen“, sagt Marlovits.

Österreichische Betriebe sollten Auslandsgeschäft prüfen

Für österreichische Unternehmen besteht derzeit keine allgemeine e-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Wer jedoch Fleisch, Wurstwaren, Rohstoffe, Verpackungen, Maschinen oder andere Waren und Dienstleistungen grenzüberschreitend einkauft oder verkauft, sollte prüfen, welche Vorgaben beim jeweiligen Geschäftspartner bereits gelten.

Besonders relevant sind die unterschiedlichen nationalen Fristen. Während manche Staaten bereits verpflichtende Systeme eingeführt haben, folgen andere erst in den kommenden Jahren. Eine einheitliche technische und organisatorische Vorbereitung kann deshalb für Unternehmen mit mehreren EU-Märkten wichtiger werden.

EU-Regelungen in einem Guide zusammengefasst

Editel hat die unterschiedlichen Regelungen und Umsetzungszeitpläne der EU-Mitgliedstaaten in einem neuen interaktiven e-Guide zusammengefasst. Neben den gesetzlichen Vorgaben werden darin auch die jeweiligen Modelle sowie technische Details und Spezifikationen erläutert.

Der kostenlose Guide „e-Invoicing & e-Reporting – Der aktuelle Stand in EU-Ländern“ bietet einen Überblick über die Regelungen und Zeitpläne in allen EU-Staaten.

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