Amtskassen, Geld in Umschlägen und in Sackerln – die gängigen Zahlungsmethoden von früher sind einer bargeldlosen Logistik gewichen. Die österreichische Bundesregierung geht nun einen Schritt weiter und führt die „e-Rechnung an den Bund“ ein. Ab dem 1.1.2014 müssen alle Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen auf elektronischem Weg übermitteln. Unabhängig vom Auftragsvolumen muss die Papierrechnung – dazu zählt auch die Rechnung im Pdf-Format – der elektronischen Rechnung weichen. Unter einer e-Rechnung ist eine Rechnung im Xml-Format zu verstehen. Nur so ist eine strukturierte Übertragung ohne zusätzliche Erkennungsleistungen möglich.
Voraussetzung ist eine Anmeldung beim Unternehmensserviceportal (USP) www.usp.gv.at. Für die Anmeldung ist eine Authentifizierung nötig, dazu braucht der Unternehmer eine Bürgerkarte oder eine Handysignatur. Die individuellen Unternehmerdaten werden einmal gespeichert und bei jeder weiteren Nutzung automatisch erfasst. Das Portal kann für die Übermittlung der e-Rechnung als auch für eine Vielzahl weiterer Services genutzt werden. So etwa sind FinanzOnline, das SVA-Beitragskonto, die Transparenzdatenbank oder das Lobbying-Register an das USP angeschlossen.
Für die einfache Einbringung von e-Rechnungen steht die e-Government-Anwendung „e-Rechnung an den Bund“ zur Verfügung. Hat der Lieferant durch ein Xml-Plug-In (für MS Word kostenlos erhältlich) seine Rechnung erstellt, so kann er die Rechnung über das USP hochladen. Das File wird automatisch an die entsprechende Bundesdienststelle übermittelt. Das Xml-Plug-In wird übrigens auf der Homepage der WKO gratis zur Verfügung gestellt.
Warum braucht es die Umstellung?
Aufgrund einer EU-Richtlinie wurde bereits mit 1.1.2013 die elektronische Rechnung der Papierrechnung rechtlich gleich gestellt. Der Bund geht einen Schritt weiter und führt die e-Rechnung ein Jahr später, also mit Anfang 2014, verpflichtend ein.
Die Vorteile überzeugen:
• Kostenreduktion durch Wegfall von Papier, Druck und Porto
• Kein Medienbruch, dadurch einfache Weiterverarbeitungsmöglichkeiten
• Reduktion von Fehlerquellen durch die strukturierte Übertragung einmal erfasster Daten
• Schutz vor Dokumentenverlust: Nach der Übertragung der e-Rechnung ergeht eine Bestätigung an den Lieferanten
• Kurze Bearbeitungszeit und schnellere Bezahlung
Der Bund als Eisbrecher
„Mit der e-Rechnung an den Bund schaffen wir ein neues Angebot für die Unternehmen, rascher und sicherer mit der Bundesverwaltung ihre Rechnungen abzuwickeln. Mit diesem Service wollen wir die Unternehmen ermutigen, elektronische Rechnungen auch im B2B-Bereich anzuwenden, um so die Kostenvorteile der elektronischen Rechnung lukrieren zu können“, sagt Sektionschef Dr. Gerhard Popp vom Bundesministerium für Finanzen (BMF). Derzeit bereitet das BMF sämtliche Zielgruppen auf die Umstellung vor, informiert über Aussendungen, organisiert Infoveranstaltungen mit bundesinternen Partnern und Vertretern großer Zielgruppen aus der Wirtschaft, und kooperiert eng mit der WKO. Dr. Gerhard Laga, der in der Wirtschaftskammer die Agenden zum Thema e-Rechnung koordiniert, spricht vom „Bund als Eisbrecher“. Zwar habe man in Österreich die elektronische Rechnungslegung nicht erfunden; in Dänemark und Schweden etwa wurde die vollstrukturierte elektronische Rechnung für den gesamten öffentlichen Sektor eingeführt und in Spanien läuft der gesamte Vergabeprozess auf elektronischem Weg.
„Effizienzsteigerung, Kosten und Fehlerausschluss werden die Lieferanten der österreichischen Bundesregierung von den Vorteilen bald überzeugen“, zeigt sich Laga optimistisch.
www.usp.gv.at
www.erb.gv.at
www.bmf.gv.at
wko.at/erechnung
www.bbg.gv.at/lieferanten/kundenlisten/bund
